Sehr geehrter Herr Bürgermeister Kuhlmann,

die CDU-Fraktion bittet darum mit dem künftigen Stellenplan sowohl ein aktuelles Organigramm als auch einen Geschäftsverteilungsplan in der jetzigen und der künftigen Fassung vorzulegen.

Begründung:
Herr Bürgermeister Kuhlmann machte kürzlich Ausführungen zur derzeitigen Personalsituation im Bau- und Ordnungsamt. Aus seiner Sicht ist die Schaffung einer weiteren Stelle im Stellenplan notwendig. Diese soll nach Möglichkeit eine Bewertung nach Entgeltgruppe 8 oder 9 TvÖD erhalten.
Die einzige uns derzeit vorliegende Übersicht der Mitarbeiter im Bau- und Ordnungsbereich findet sich auf der Homepage der Gemeinde Gleichen.
Eine genaue Struktur und Aufgabenverteilung ist aus dieser Übersicht nicht erkennbar.

Um den Stellenbedarf und die Auswirkungen beurteilen zu können, wird die Verwaltung sicherlich eine Aufgabenerhebung i.S.d.  Organisationshandbuchs des BMI/BVA vornehmen. Die Aufgabenerhebung sollte danach im Wesentlichen folgendem Muster folgen:

Erstellung einer Aufgabengliederung je Organisationseinheit (Ämter, Sachgebiete o.ä.) mit mehreren Ebenen z.B. den drei Ebenen Hauptaufgabe, Teilaufgaben, Unteraufgaben. Hier können z. B als Hauptaufgabe die Ämterbezeichnungen, die Aufgaben aus dem Geschäftsverteilungsplan als Teilaufgaben und die konkreten Handlungsschritte als Unteraufgaben herangezogen werden.
Im Regelfall ist eine Untergliederung von maximal 4-7 Teilaufgaben mit jeweils maximal 3-5 Unteraufgaben (entspricht 12-35 Unteraufgaben für ein Amt) als ausreichend anzusehen.
In der Anleitung/Handreichung für die Ämter müssen entsprechende Hinweise enthalten sein, die eine einheitliche Granularität und Formulierungsweise bei der Erstellung der Aufgabenbeschreibungen sicherstellen. Hierzu bedarf es u.a. eines Abgleichs mit dem Geschäftsverteilungsplan, der Zweckbindung neuer Planstellen und Stellen, der politischen Agenda des Hauses, möglichen Zielvereinbarungen o.ä. Unterlagen. Oftmals ist es möglich, auf Basis des Geschäftsverteilungsplans oder einer Arbeitsplatzbeschreibung (Muster siehe OrgHandbuch des BMI/BVA) bereits mit einer vorbereiteten Aufgabengliederung in das Gespräch zu gehen. Der Erhebungsaufwand kann reduziert werden, wenn lediglich eine Überprüfung auf Aktualität und Vollständigkeit erfolgen muss.
Eine reine Bedarfsbetrachtung ohne die enge Abgrenzung und Zuordnung erscheint aus Sicht der CDU-Fraktion nicht ausreichend.
Hilfreich wäre es, wenn der Geschäftsverteilungsplan, entsprechend der Lehre, die Verteilung innerhalb der Ämter anfallenden Aufgaben der Behörde auf die Beschäftigten unter Angabe der Organisationsbezeichnung sowie der Namen und der Einstufung der Stelleninhaber darstellt (vgl. Ickstadt/Scharmann, Die Prüfung der Verwaltungsfachangestellten, S. 38).

Mit freundlichen Grüßen


Dietmar Müller
Fraktionsvorsitzender